Podatnicy VAT wystawiać mogą aktualnie faktury papierowe, elektroniczne oraz ustrukturyzowane (dobrowolny KSeF). Czy wiesz, na czym polegają różnice pomiędzy fakturą papierową, elektroniczną a fakturą przekazaną w formie elektronicznej?
Jak wynika z ustawy o VAT fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Faktura papierowa nie ma definicji, jednak nie ulega wątpliwości, że jest to faktura utrwalona po prostu na papierze. Może nią być faktura wypisana odręcznie z wykorzystaniem bloczka do fakturowania czy też wypełniona na komputerze, a następnie wydrukowana. Nośnikiem jest papier i w takiej formie trafia do obrotu prawnego.
Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura taka charakteryzuje się tym, że wystawiona zostaje elektronicznie (z wykorzystaniem komputera czy tabletu, np. w formie xml bądź PDF), a następnie przesłana zostaje również w formie elektronicznej, np. na wskazany e-mail i w ten sposób trafia do obrotu prawnego.
Aby stosować faktury elektroniczne konieczna jest zgoda nabywcy, zgoda ta może zostać udzielona w każdej formie. Najczęstszą preferowana formą jest potwierdzenie e-mail. Jednak za zgodę uznana będzie również rozmowa telefoniczna, a następnie opłacenie przez nabywcę tak otrzymanej faktury.
Fakturą elektroniczną nie będzie dokument wystawiony w formie elektronicznej, następnie wydrukowany na papierze i wysłany w formie skanu -> skan faktury to nie faktura elektroniczna, to zeskanowana faktura papierowa.
Fakturą elektroniczną nie będzie dokument wystawiony w formie elektronicznej, następnie wydrukowany i przekazany w formie papierowej -> to faktura papierowa.
Skoro już wiemy na czym polega różnica pomiędzy fakturą papierową a elektroniczną, to czym jest faktura przekazana w formie elektronicznej?
Stosowanie faktur elektronicznych wymaga zgody nabywcy, pojęcie faktura elektroniczna użyte zostało w art. 106n ust. 1 ustawy o VAT. Art. 106g ust. 3 traktuje natomiast o fakturach przesyłanych w formie elektronicznej. W formie elektronicznej można przekazać zarówno fakturę papierową (to będzie skan faktury) jak i fakturę elektroniczną. Jednak nie każda faktura przesłana w formie elektronicznej będzie fakturą elektroniczną.
Martyna Archacka
Kancelaria Wyrzykowscy