Ze względu na obowiązujące ogólne rozporządzenie ochrony danych osobowych i wynikającą z niego zasadę minimalizacji (zbieramy tylko niezbędne dane) ustawodawca postanowił dokonać pewnych nowelizacji w Kodeksie pracy, które mają bezpośredni wpływ na m. in. kwestionariusze osobowe. Zmiany weszły w życie 4 maja br. – jeśli nie zwróciłeś na nie uwagi w związku z tzw. „weekendem majowym” zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem.
Dane osobowe kandydata do pracy
Każdy potencjalny pracodawca powinien mieć wiedzę o danych, które może wymagać od kandydata do pracy. Bezpodstawne wymaganie większej ilości danych może zostać uznane za naruszenie, a kandydat będzie uprawniony do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zgodnie z art. 22 [1] Kodeksu pracy pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie:
- imienia i nazwiska,
- daty urodzenia,
- danych kontaktowych wskazanych przez kandydata,
- wykształcenia,
- kwalifikacji zawodowych,
- przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
W porównaniu do wcześniejszej wersji Kodeksu zniknęły: imiona rodziców oraz miejsce zamieszkania (adres do korespondencji). Kandydat obecnie powinien według własnego wyboru podać w ramach danych kontaktowych – numer telefonu, adres e-mail bądź adres korespondencyjny.
Pracodawca może żądać podania wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Tym samym należy odpowiednio zmienić kwestionariusze osobowe dla osób ubiegających się o zatrudnienie.
Więcej danych w CV
Otrzymując dokumenty aplikacyjne kandydatów nierzadko daje się zauważyć podawane przez nich numery PESEL, informacje o stanie cywilnym bądź jeszcze inne dane, niewymagane przez Kodeks pracy. Co w takiej sytuacji – czy takie dokumenty powinny być zwracane lub częściowo anonimizowane? Otóż, nie. Kandydat zamieszczając dodatkowe dane niejako godzi się na ich przetwarzanie, w myśl możliwości udzielenia zgody poprzez działanie – przekazanie CV.
Oświadczenia o karalności
Wśród wielu ofert pracy można znaleźć takie, w których pracodawcy wymagają przedłożenia oświadczeń o niekaralności. Czy słusznie? Nie zawsze. Tylko w małej ilości zawodów konieczne jest sprawdzenie przez pracodawcę statusu o karalności. Jest to możliwe m. in. co do policjantów, detektywów, pracowników ochrony, agentów ubezpieczeniowych, pracowników samorządowych.
Dane osobowe pracownika
A kwestionariusz dla pracownika? Z jakich danych powinien się składać? W kwestionariuszu należy zamieścić m. in. adres zamieszkania, numer PESEL (a gdy takiego nie ma – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), dane o członkach rodziny (niezbędne do skorzystania chociażby z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych bądź ubezpieczenia zdrowotnego), numer rachunku płatniczego. Ostatnia dana podyktowana jest zmianami w zakresie wypłacania wynagrodzenia, które jest obecnie automatyczne przelewane na rachunek bankowy pracownika, gdy nie zgłosił on żadnego wniosku.
Ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników nie należy bagatelizować. To właśnie te kwestie mają być również sprawdzane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych w 2019 r.
Dagmara Jabłońska
Kancelaria Wyrzykowscy sp. z o.o.